Wartungsfreie Erfassung - Bauking vertraut auf sceye um täglich Belege und Lieferscheine zu digitalisieren.

Dezentrale Belegerfassung mit sceye

Im Rahmen einer sukzessiven Modernisierung setzt die Bauking AG auf eine dezentrale, sachbearbeiterbezogene Dokumenterfassung mit sceye und erfasst die täglich eintreffenden Angebote, Lieferscheine und Rechnungen.

Die BAUKING AG ist mit 140 Standorten eines der marktführenden Unternehmen im Baustoff- und Holzhandel. Neben der Betreuung von rund 90.000 Stammkunden im Fachhandel besuchen jährlich mehrere Millionen Kunden die Baumärkte der BAUKING AG. So werden in über 50 Hagebaumärkte weit über 50.000 Artikel angeboten.

Herausforderung

Im täglichen Prozess der Warenlieferungen und Rechnungsprüfung werden die unterschiedlichsten Arten von Dokumenten verarbeitet. Die inhaltliche Korrektheit sowie die weitere Verarbeitung der Belege kann dabei nur von dem zuständigen Sachbearbeiter beurteilt werden. Eine besondere Problematik liegt hierbei in der großen Variation einseitiger und mehrseitiger Dokumente und den zudem meist stark beanspruchten und verschmutzten Papieren wie Liefer- und Frachtscheine.

Lösung

Gerade bei den stark verschmutzen Dokumenten zeigt sich der Vorteil der berührungslosen Erfassung von sceye. Die hohe Staubunempfindlichkeit erlaubt erstmals die wartungsfreie Erfassung direkt bei der Warenanlieferung, da der hohe Wartungsaufwand bisheriger Scanner sich nur bei einer zentralen Dokumenterfassung sinnvoll abbilden ließ.

Aufgrund dieser neuen, dezentralen Erfassung mit sceye konnte im Vergleich mit den bisherigen zentralisierten Prozessen die Dokumentenlaufzeit von 3 auf 1 Tag reduziert werden. Zudem werden Arbeitsunterbrechungen vermieden, da die Arbeitsplätze mit ihrer jeweils eigenen sceye ausgestattet sind und somit keine gemeinsame Peripherie geteilt werden muss.

Über die Twain-Schnittstelle konnte sceye ohne weitere Anpassungen sofort in das bestehende DMS-System integriert werden. Durch den komfortablen Autozuschnitt und das automatische Geraderücken der Papiere jeder Größe werden zudem die Seiten optimal für die weitere Archivierung vorbereitet.

Die beschleunigten Prozesse, der Verzicht Dokumente an eine zentrale Stelle zu transportieren sowie der wartungsfreie und störungsfreie Betrieb stellten dabei für Bauking die wesentlichen Entscheidungskriterien dar.